EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016) artiklat 12,13 ja 14.

Tällä tietosuojaselosteella annamme sinulle, rekisteröidylle henkilölle, tietoja henkilötietojesi käsittelystä ja oikeuksistasi yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti.

Muutokset tietosuojaselosteeseen

Kehitämme jatkuvasti palvelujamme. Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta tarvittaessa. Muutokset voivat liittyä myös lainsäädännön muutokseen. Jos tehtävät muutokset ovat olennaisia, ilmoitamme siitä verkkosivustolla ja/tai olemalla sinuun yhteydessä muulla tarkoituksenmukaisella tavalla.

Suosittelemme, että tutustut tämän tietosuojaselosteen sisältöön aika ajoin, jotta saat tietoosi selosteeseen mahdollisesti tehdyt muutokset.

Muutokset: 15.4.2024 FCG Digital Oy -> Grade Solutions Oy sekä tietosuojavastaavan yhteystiedot päivitetty.

1 REKISTERINPITÄJÄ

Grade Solutions Oy

Osmontie 34, 00610 Helsinki

PL 950, 00601 Helsinki

2 REKISTERIASIOISTA VASTAAVAT HENKILÖT JA/TAI YHTEYSHENKILÖT

Rekrytointijärjestelmän valtakunnallisen pääkäyttäjän ja ylläpitäjän sekä tietosuojavastaavan yhteystiedot:

Puhelin: 044 4314 999
Sähköposti: tuki@kirkkorekry.fi

3 REKISTERIN NIMI

Kirkkorekry.fi ja Kirkkorekrytointi.fi -palveluiden verkkovierailijoiden ja Kirkkorekry.fi-palvelun profiilitietojen rekisteri.

4 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELY

Kirkkorekry.fi ja Kirkkorekrytointi.fi –palveluiden verkkovierailijat

Rekisterin käyttötarkoitus

Henkilötietoja käsitellään Kirkkorekry.fi ja Kirkkorekrytointi.fi –palveluiden toiminnan varmistamiseksi sekä palvelun kehittämiseksi. Prosessien, liiketoiminnan ja järjestelmien kehittäminen, mukaan lukien testaus, perustuvat henkilötietojen käsittelyyn.

Käsittelyn Oikeusperusteet

Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyä on välttämätöntä palvelun toiminnan kannalta.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on suostumuksesi, kun käsittelemme henkilötietoja palvelun kehittämiseksi. Voit hallita suostumustietojasi verkkoselaimen kautta. Katso tarkemmat ohjeistukset hallintaan evästekäytännöt-osiostamme

Kirkkorekry.fi palveluun rekisteröityneet työnhakijat

Rekisterin käyttötarkoitus

Henkilötietoja käsitellään tarkoituksissa, jotka liittyvät rekisterinpitäjän rekisteröidylle tarjoamaan Kirkkorekry.fi-palveluun, jossa rekisteröity henkilö voi luoda itselleen käyttäjäprofiilin ja sen jälkeen laatia työhakemuksia osoitettavaksi valitsemilleen palvelua käyttäville työnantajille.

Lisäksi palvelussa työnhakija voi vastaanottaa suosituksia hänelle soveltuvista työpaikkailmoituksista. Tässä tarkoituksessa rekisterinpitäjä säilyttää rekisteröidyn palveluun tallentamia profiilitietoja palvelussa.

Käsittelyn Oikeusperusteet

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on käsittely sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena. Kyseinen sopimus on rekisteröidyn kirkkorekry.fi-palvelun käyttöönoton yhteydessä hyväksymät palvelua koskevat käyttöehdot.

Kirkkorekry.fi palvelun verkkovierailijat ja rekisteröityneet työnhakijat

Rekisterin käyttötarkoitus

Henkilötietoja käsitellään sähköisen uutiskirjeen lähettämiseksi.

Käsittelyn Oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on suostumuksesi, kun lähetämme uutiskirjeitä. Uutiskirjeen tilaajalla on jokaisen uutiskirjeen vastaanottamisen yhteydessä mahdollisuus perua tilaus.

5 REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Kirkkorekry.fi ja Kirkkorekrytointi.fi -palveluiden verkkovierailijat:

Palveluiden verkkovierailijoista rekisteriin tallentuu seuraavia tietoja:

- Aikaleima milloin olet käyttänyt palvelua

- IP-osoitteesi

- Millä Kirkkorekry ja/tai Kirkkorekrytointi.fi –palveluiden verkkosivustolla ja -sivulla olet vieraillut

- Muutettu käyttäjätunnus (käyttäjätunnus generoidaan verkkovierailijan laitteella)

- Miltä sivulta olet saapunut Kirkkorekry.fi tai ja Kirkkorekrytointi.fi -sivustolle, mikäli olet saapunut sivustolle verkkolinkin kautta

- Laite-, käyttöjärjestelmä- ja selaintiedot

- Palvelussa käytetty kieli

- Sessio-ID

- Sähköpostiosoite (uutiskirjeen lähetys)

Jos olet kirjautuneena käyttäjänä Kirkkorekry ja/tai Kirkkorekrytointi.fi –palveluissa, kerätään käytöstä myös seuraavat tiedot: Kirkkorekry / Kirkkorekrytointi -ohjelmiston rooli ja organisaatio palvelussa.

Kirkkorekry.fi palveluun rekisteröityneet työnhakijat:

Rekisteri koostuu rekisteröidyn henkilökohtaiseen työnhakijaprofiiliin lisäämistä tiedoista sekä kirkkorekry.fi-palvelun käyttäjätunnuksesta ja salasanasta.

Rekisteröity voi itse muuttaa profiiliin tallennettuja tietoja.

Rekisteröidystä kerätään seuraavat tiedot:

(a) perustiedot ja tunnistamiseen liittyvät tiedot, kuten nimi, syntymäaika, sukupuoli, puhelinnumero, sähköpostiosoite, kieli jolla käyttäjä käyttää hakijaportaalia;

(b) koulutukseen liittyvä tieto, kuten suoritetut tutkinnot, lisä- ja täydennyskoulutus;

(c) työhistoriaan liittyvä tieto kuten aiemmat työnantajat, tehtävänimike kuvaus työtehtävistä, työsuhteen kesto;

(d) käyttäjätunnus ja salasana;

(e) järjestelmän tekninen käyttäjätieto, audit trailit ja lokitiedot.

Työnhakuun liittyen tulisi huomata, että kulloinkin kysymyksessä oleva työnantaja valitsee rekrytointikohtaisesti hakulomakkeen kysymykset. Hakulomakkeella kerättyjen henkilötietojen osalta Kirkkorekry.fi-hakuilmoituksen jättänyt työnantaja toimii rekisterinpitäjänä siltä osin kuin ja jos henkilö päättää lähettää hakemuksensa kyseiselle työnantajalle. Rekrytointijärjestelmään tallennettavat työnhakijasta kerättävät tiedot riippuvat kulloinkin siitä, mitä tietoja kohdennetun rekrytoinnin hakulomakkeella kysytään, ja mitä tietoja kyseinen henkilö itsestään antaa ja tallentaa rekrytointijärjestelmään. Grade Solutions Oy toimii näissä tilanteissa, kun se tarjoaa palvelua kyseiselle rekisterinpitäjänä olevalle työnantajalle, kyseisen työnantajan henkilötietojen käsittelijänä kyseisen työnantajan puolesta ja lukuun.

6 SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOJEN LUOVUTUKSET JA TIETOJEN VASTAANOTTAJAT

Rekisteriin sisältyviä henkilötietoja ei rekisterinpitäjän toimesta luovuteta ulkopuolisille.

Grade Solutions Oy käyttää alihankkijoita toiminnassaan. Alihankkijat käsittelevät henkilötietoja Grade Solutions Oy:n ohjeistuksien mukaan eivätkä käytä tietoja omassa toiminnassaan.

Kirkkorekry.fi palveluun rekisteröityneet työnhakijat:

Rekisteröity voi halutessaan lähettää palvelun kautta hakemuksia valitsemilleen työnantajille, ja kyseinen työnantajaorganisaatio on kyseisessä tilanteessa lähetetyn ja tallennetun hakemuksen sisältämien henkilötietojen osalta rekisterinpitäjän asemassa hakemuksen lähettämisen jälkeen.

7 TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE

Grade Solutions Oy voi siirtää henkilötietoja myös EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolisissa eli niin kutsutuissa kolmansissa maissa toimiville organisaatioille.

Tällaisia tiedonsiirtoja voidaan toteuttaa, jos jokin seuraavista ehdoista toteutuu:

EU:n komissio on päättänyt, että kyseisen maan tietosuojan taso on riittävä.

Muita tarvittavia turvatoimia on otettu käyttöön esimerkiksi noudattamalla EU:n komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita tai varmistamalla, että tietoja käsittelevällä yrityksellä on voimassa olevat yritystä koskevat sitovat säännöt.

8 PROFILOINTI & AUTOMAATTINEN PÄÄTÖKSENTEKO

Kirkkorekry.fi ja Kirkkorekrytointi.fi -palveluiden verkkovierailijat:

Henkilötietoja voidaan käsitellä profilointitarkoituksiin toiminnan kehittämiseksi. Automaattista päätöksentekoa tai sellaista profilointia, johon liittyisi vaikutuksiltaan merkittävää päätöksentekoa tai jolla on henkilöä koskevia oikeusvaikutuksia, ei tehdä.

Kirkkorekry.fi palveluun rekisteröityneet työnhakijat:

Henkilötietoja voidaan käsitellä profilointitarkoituksiin avoimien työpaikkojen suosittelemiseksi työnhakijoille evästeisiin perustuen. Automaattista päätöksentekoa tai sellaista profilointia, johon liittyisi vaikutuksiltaan merkittävää päätöksentekoa (kuten rekrytointiin liittyviä päätöksiä) tai jolla on henkilöä koskevia oikeusvaikutuksia, ei tehdä. Voit hallita evästeitä verkkoselaimen kautta. Katso tarkemmat ohjeistukset hallintaan evästekäytännöt -osiostamme

9 REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Rekisteristä ei synny manuaalista aineistoa.

Rekisterinpitäjä varmistaa, että sähköisesti käsiteltäviä tietoaineistoja käsitellään kulloinkin ajan tasalla olevien tietoturvakäytäntöjen mukaisesti. Tietoturvakäytäntöihin kuuluvat esim. tietoaineiston salaus tiedonsiirroissa, käyttöoikeuksien rajaukset ja ohjelmistojen asianmukaiset päivitykset.

Rekisterinpitäjän työntekijät ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.

10 HENKILÖREKISTERISSÄ OLEVIEN TIETOJEN SÄILYTYS JA HÄVITTÄMINEN

Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty.

Rekisteröidyn profiilitietojen säilyttämisestä ja hävittämisestä vastaa Grade Solutions Oy rekisterinpitäjänä.

(a) Jos käyttäjätunnusta ei ole käytetty kahteen (2) vuoteen, sekä käyttäjätunnus että profiilitiedot hävitetään.

(b) Lähettämättömät työhakemukset poistetaan automaattisesti kuuden (6) kuukauden kuluttua.

(c) Avoimissa työhakemuksissa käyttäjä määrittelee itse, mihin saakka hänen avoin työhakemuksensa on käytettävissä. Käyttäjän valitsema työhakemuksen säilytysaika on minimissään yksi (1) vuorokausi ja maksimissaan kaksi (2) vuotta.

Siltä osin kuin on kysymys työnantajille lähetettyjen hakemusten säilyttämisestä ja hävittämisestä, kyseinen työnantajaorganisaatio vastaa rekisterinpitäjänä säilytysaikojen määrittelystä. Säilytysajoista tulisi olla yhteydessä kuhunkin työnantajaorganisaatioon, jolle olet lähettänyt hakemuksesi.

Grade Solutions Oy avustaa henkilötietojen käsittelijänä kyseisiä rekisterinpitäjänä olevia työnantajia siten, että avoimiin työpaikkoihin jätetyt hakemukset anonymisoidaan automaattisesti kahden (2) vuoden kuluttua sen jälkeen, kun työnantaja on päättänyt rekrytoinnin käsittelyn tekemällä rekrytoinnille päättämistoiminnon. Mikäli päättämistoiminto jätetään tekemättä, järjestelmä päättää rekrytoinnin automaattisesti vuoden kuluttua työpaikan hakuajan päättymisen jälkeen. Tällaisessa tapauksessa hakemus siis säilyy järjestelmässä kolme (3) vuotta hakuajan päättymisestä.

11 REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Rekisteröidyllä on alla kuvatut oikeudet:

• Oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin
• Oikeus peruuttaa antamansa suostumus, milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen
• Oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot sekä oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä
• Oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, jos sovellettavan tietosuojalainsäädännön edellytykset täyttyvät
• Oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos sovellettavan tietosuojalainsäädännön edellytykset täyttyvät
• Oikeus saada itseään koskevat henkilötiedot, jotka rekisteröity on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle sen rekisterinpitäjän estämättä, jolle henkilötiedot on toimitettu, jos sovellettavan tietosuojalainsäädännön edellytykset täyttyvät;
• Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta. Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt osoitetaan edellä mainitulle rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle.

Jos haluat käyttää yllä lueteltuja oikeuksiasi, pyynnöt arvioidaan tilanne- ja tapauskohtaisesti. Huomioithan, että voimme mahdollisesti pyynnöstäsi huolimatta säilyttää ja käyttää tietojasi, jos tämä on tarpeen esim. lainsäädännön velvoitteiden noudattamiseksi, riita-asioiden ratkaisemiseksi tai oikeutettujen etujemme (esim. oikeussuojan) varmistamiseksi.