Joskus hakulomakkeilta voi löytyä useampia avoimia kenttiä, sekä erillinen liitemahdollisuus hakemukselle. Kuinka tällaisessa tilanteessa kannattaa toimia, jotta lopputuloksena on eheä kokonaisuus? Tästä artikkelista löydät siihen vinkit.

Tarkista ohjeistus

Katso ensin, annettiinko työpaikkailmoituksella ohjeita hakulomakkeen täyttämistä varten. Lue sitten huolellisesti hakulomakkeella annetut ohjeet ja kiinnitä huomiota sanoituksiin – pyydetäänkö esimerkiksi kuvailemaan omaa persoonaa, osaamista, motivaatiota vai vahvuuksia? Vastaa avoimissa kentissä nimenomaan siihen, mitä kysytään, ja aina esimerkein.

Entä pyydetäänkö hakemuskirjettä tai CV:tä liitteeksi ilmaisulla ”Liitä tähän” vai ”Voit halutessasi liittää”? Mikäli asia on ilmaistu ehdottomasti, täytyy liite lisätä, jotta voit varmistaa tulevasi huomioiduksi haussa.

Hyödynnä liitemahdollisuus

Suosittelemme kuitenkin, että lisäät liitteen myös silloin, kun se on ilmaistu ikään kuin vapaaehtoisena vaihtoehtona. Erilliset dokumentit antavat sinulle mahdollisuuden esimerkiksi osoittaa, että pystyt luomaan selkeitä ja visuaalisesti miellyttäviä dokumentteja. CV:ssä sinulla voi myös esimerkiksi olla kuva itsestäsi, jos hakulomakkeella ei ole sille erikseen paikkaa. Tiedon tuottaminen onnistuneesti ilman turhia päällekkäisyyksiä eri paikkoihin myös osoittaa rekrytoivalle taholle, että osaat arvioida ja jäsentää tietoa tarkoituksenmukaisesti.

Jos työnantaja pyytää liittämään hakulomakkeelle esimerkiksi videoesittelyn tai työnäytteitä, on tälle usein varattu erillinen liitekohta. Tällainen tilaisuus kannattaa aina hyödyntää. Jos esimerkiksi videoesittelylle ei kuitenkaan ole erillistä kohtaa mutta sitä on pyydetty, voit myös liittää hakemustekstisi joukkoon linkin, jonka kautta esittelyn pääsee näkemään. Videon voi tällöin esimerkiksi upottaa YouTubeen piilotettuna. Videolla on helpompi sanoittaa asioita eri tavalla ja runsaammin kuin tekstissä, joten toistoa suhteessa hakulomakkeen tietoihin on helpompi välttää.

Kopioi profiilitietosi

Hakulomakkeille pyydetään usein täyttämään omat työhistoria- ja koulutustiedot, vaikka CV:tä pyydettäisiinkin erikseen liitteenä. Voit keventää tätä työtä tallentamalla omat perustietosi (yhteystiedot, koulutus, työkokemus) omaan profiiliisi hakijaportaalissa – profiilitiedot on mahdollista aina kopioida uusille hakemuksille.

Suosittelemme pitämään omat profiilitiedot ajan tasalla, jotta hakemuksille ei eksy vanhaa tietoa. Kuntien ja hyvinvointialueiden rekrytoinneissa usein pyydetään nämä perustiedot pelkästään hakulomakkeelle täytettyinä, ilman tarvetta erikseen liitettävälle CV:lle. Se ei kuitenkaan ole mikään ongelma, että hakulomakkeella ja CV:ssä on samat taustatiedot – perustietojen ja kokemustaustan sanoituksen muuttaminen voi vain hämmentää rekrytoijaa.

Jäsennä tarvittava tieto

Mikäli hakulomakkeella on useita avoimia kysymyksiä ja lisäksi liitemahdollisuus, kirjaa itsellesi esimerkiksi muistioon kaikki pyydetyt tiedot. Listaa sitten kysymysten alle asioita, joita haluat kussakin kohdassa tuoda esiin. Katso, ettei näiden välillä ole päällekkäisyyksiä. Usein on olennaista esimerkiksi arvioida, oletko kertonut enemmänkin tehtävän sopivuudesta itsellesi kuin siitä, mitä lisäarvoa juuri sinä toisit työnantajalle ja kyseiseen rooliin.

Erillisenä liitteenä toimitettavan hakemuskirjeen tulisi aina olla kyseiseen rekrytointiin räätälöity, yksinään eheä kokonaisuus, eikä esimerkiksi yleisluontoinen kopio. Voit tukea hakemuskirjeen tietoja hakulomakkeen avoimilla vastauksilla ja toisinpäin, kunhan varmistat, että kumpikin sisältää riittävissä määrin olennaiset vastaukset rekrytoinnin kannalta. Vaikka rekrytoivan tahon pitäisikin tutustua hakemuksiin aina kokonaisuudessaan, voi olla, että joskus katsotaan vain hakulomakkeen vastaukset tai liitteet tarkemmin läpi.

Yksi hyvä tapa jäsentää päällekkäiseltä tuntuvaa tietoa on käyttää eri esimerkkejä hakulomakkeen avoimissa kentissä ja hakemuskirjeessä. Tekstiä kannattaa myös pyrkiä tiivistämään hakulomakkeen avoimiin vastauksiin mahdollisimman paljon, vaikka hakemuskirjeenkään ei kannata olla muutamaa tekstikappaletta tai yhtä sivua pidempi normaalilla fonttikoolla.

Viittaa tarvittaessa liitteisiin

Mikäli hakulomakkeen avoimissa kentissä kysytään asioita, jotka löytyisivät myös CV:stäsi, poimi avoimiin kenttiin sen rekrytoinnin kannalta olennaisimmat asiat, ja havainnollista niitä esimerkein. Voit mainita vastauksesi lopussa, että tarkempi listaus esimerkiksi työhistoriastasi löytyy CV:stäsi, jos sitä ei hakulomakkeella pyydetty erittelemään.

Samoin jos hakulomakkeella on esimerkiksi kenttä, jossa pyydetään esimerkkejä tuloksellisesta työstä aiemmista työsuhteistasi, voit jakaa hakulomakkeella muutaman esimerkin ja sitten viitata, että erilliseltä hakemuskirjeeltä löytyy lisää esimerkkejä.

Viimeistele ja tarkista kokonaisuus

Päällekkäisyyttä esiintyy helposti, mikäli hakulomakkeen vastauksia ei tarkastele yhdessä mahdollisten liitteiden kanssa. Ennen hakemuksen lähettämistä, lue kaikki vastauksesi ja liitetiedostosi läpi ja pohdi, toimivatko ne sekä yhdessä että erikseen ilman ristiriitaisuuksia tai turhaa toistoa.

Tyypillistä on, että hakulomakkeella on useampia avoimia kysymyksiä sen sijaan, että siinä pyydettäisiin esimerkiksi vain vapaamuotoinen hakemusteksti – varsinkin, jos eheää hakemuskirjettä pyydetään liitteenä. Tällöin asioiden jäsentäminen voi olla helpompaa, kun kysymykset ovat yksityiskohtaisempia esimerkiksi persoonaasi, motivaatioosi tai kokemukseesi liittyen.

Jos hakulomakkeella kuitenkin on vain yksi avoin kenttä, jossa pyydetään vapaamuotoinen hakemus, ja sen lisäksi tarjotaan liitemahdollisuus, voit myös käyttää pitkälti samaa kokonaisuutta molemmissa. Tämä kuitenkin mahdollistaa sen, että saat tuotua enemmän rekrytoijien kaipaamia konkreettisia esimerkkejä esiin, kun voit kertoa osan hakulomakkeella ja osan hakemuskirjeessä.

Anna palautetta

Hakulomakkeiden pitäisi lähtökohtaisesti olla yksinkertaisia, eikä hakemisen tulisi aiheuttaa hakijalle moninkertaista työtä.

Jos koet, että hakulomake olisi voinut olla hakijaystävällisempi, annathan siitä palautetta suoraan rekrytoivalle työnantajalle. Kuntarekry ei laadi työpaikkailmoituksia eikä hakulomakkeita, vaan kukin työnantaja itse. Voit vaikuttaa parhaiten tuleviin rekrytointeihin kertomalla mielipiteesi käytetyistä hakulomakkeista esimerkiksi rekrytoinnin päätyttyä hakijapalautelomakkeella.